Selama ini teknologi informasi belum dimanfaatkan secara maksimal untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas administrasi perkantoran. Untuk dapat menjalankan tugas dengan baik, maka setiap kantor harus didukung oleh sistem administrasi yang memadai dengan mengubah sistem manual ke sistem komputerisasi. Penyelesaian dokumen dan surat-surat dinas sudah seharusnya melaksanakan implementasi aplikasi tata naskah dinas secara elektronis. Di harapkan dapat melaksanakan kegiatan administrasi dengan lebih mudah, cepat, transparan, tertib, terpadu, produktif, akurat, aman, dan efisien.
Pelatihan manajeman Disposisi Surat Dinas Berbasis TI ini dimaksudkan untuk memfasilitasi instansi negeri maupun swasta dalam pengelolaan dokumen surat menyurat dan aktivitas perkantoran secara online. Sehingga dengan penerapan sistem aplikasi ini dapat :
- Memudahkan pengelolaan surat masuk dan surat keluar secara elektronik
- Meningkatkan efisiensi dan efektifitas pengelolaan surat menyurat dan pelayanan publik
- Mempercepat pengelolaan Tata Naskah Dinas secara Elektronik
- Mewujudkan birokrasi modern yang efektif dan efisien di Instansi Pemerintah
- Menghindari terjadinya tumpang tindih, salah tafsir, dan pemborosan penyelenggaraan tata naskah dinas
- Terwujudnya keterpaduan pengelolaan tata naskah dinas dengan unsur lainnya dalam lingkup administrasi umum.
- Terciptanya birokrasi modern yang efektif dan efisien di intansi pemerintah daerah / SKPD
Alur Sistem Surat Masuk & Disposisi
Surat yang masuk ke instansi diterima oleh bagian Tata Usaha / agendaris. Kemudian oleh petugas tata usaha data dari surat tersebut dientrikan ke dalam aplikasi dan di scan untuk mengarsipkan surat secara digital pada aplikasi. Selanjutnya surat siap untuk di distribusikan / di disposisi secara elektronik kepada penerima surat.
Penerima surat akan membaca data surat masuk melalui aplikasi, dan membaca file digital dari surat tersebut. Selanjutnya, proses disposisi bisa dilakukan pada aplikasi dan pimpinan dapat mengetahui posisi surat sampai dengan tindak lanjut dari surat tersebut.
Alur Sistem Surat Keluar
Staf mengajukan konsep yang akan diparaf/koreksi oleh pejabat/pimpinan/atasan. Apabila surat telah disetujui, maka akan diajukan kepada pejabat penandatangan untuk meminta tanda tangan atas surat tersebut. Surat yang yang telah ditandatangi, dikirimkan ke pejabat diatasnya untuk meminta tanda tangan atasannya tersebut, kemudian setelah disetujui oleh pimpinan tertinggi, surat diserahkan ke Tata Usaha untuk diberikan Nomor Surat Keluar, discan dan dikirimkan ke tujuan surat.
Pada aplikasi ini, proses mekanisme permohonan petunjuk, koreksi dan tindak lanjut, tanda tangan dapat dilakukan secara elektronik/online.
Modul Sistem
Pengaturan Data Pegawai
Pengaturan Jabatan/Golongan
Pengaturan Kategori dan Sifat Surat
Surat Masuk
Surat Keluar
Disposisi
Penomoran Surat Otomatis
Timeline Perjalanan Disposisi
Tutup Disposisi, Pengembalian Disposisi
Agenda
Pengumuman
Forum Diskusi
E-Filling (Pengarsipan Digital)
Dashboard Executive
Laporan
Email Notifikasi
Support SMS Broadcast Notifications
Pencarian Surat
Beberapa Keunggulan Aplikasi ini Diantaranya:
- Pencarian Lebih Mudah
Pergunakan semua kolom pencarian dan surat anda akan lebih spesifik ditemukan, karena memiliki lebih dari satu kolom kata kunci pencarian - Pelaporan Tepat dan Akurat
Kemudahan melaporkan persuratan untuk pimpinan, dengan kami menyajikan pelaporan data secara grafik dan tabel - Distribusi Lebih Cepat
Pendistribusian surat atau Disposisi langsung dilakukan melalui aplikasi tanpa perlu pengantar maupun buku agenda Disposisi - Data Terpusat dan Paperless
Semua dokumen dan data persuratan anda sudah tersimpan aman dan terpusat di aplikasi - Fitur yang lengkap akan mempermudah pekerjaan anda
- MOBILE
Hilangkan batasan, akses surat kapan dan dimana saja. Menanggapi disposisi jauh lebih mudah dengan akses melalui Smartphone, Sangat sesuai bagi anda dengan mobilitas yang tinggi. Persuratan akan tetap berjalan lancar dan tidak terganggu.
Suasana pelatihan
Pendaftaran pelatihan dapat langsung ke seeinch IT & HRD Training